历史档案收集和数字化管理研究

2020-02-03 09:02:36 档案管理 2020年1期

吴筱贞

摘  要:历史档案是对历史发展过程的事件、人物最真实的记载,对历史和文化的研究具有非常重要的價值。但留存至今的历史档案的数量却非常有限,而且还存在继续被损毁的危险,所以加强历史档案管理已经成为刻不容缓需要解决的问题。尤其是在数字时代,应该充分利用数字化技术对历史档案进行整理和加工,从而更好解决传统历史档案管理方式中存在的问题。

关键词:数字化;历史档案;管理

我国有着悠久的历史文明,记载历史的各类档案数量也非常之多,但各种原因导致大量历史档案损毁,很多珍贵的历史档案流失到了国外或者是散落在民间,收集和管理都存在很大的困难,所以加强对历史档案的收集和管理已经是迫在眉睫。如果不加以重视,将会永远丢失这一珍贵的历史文化资源,这对研究我国历史文明和传统文化也是非常不利的。

1 历史档案收集的意义和途径

1.1 历史档案收集的意义。历史档案的收集是对我国几千年珍贵文化资源的整合,对保护中华民族历史文明具有非常重要的意义。一是有利于保护我国的历史文化财富,因各种因素的影响,很多历史档案并没有完整保留下来,到近代就已经损毁或流落到了民间;二是有利于国家当前和以后对历史档案的长久利用,历史档案是对历史发展进程和历史人物、事件最真实的记载,是学者们研究历史最可靠的资料,只有加强收集和征集,才能够满足国家当前和未来的利用;三是有利于抢救历史遗产和发展档案馆事业,尽快将散落的历史档案收集起来,采用科学的方法加以保管和管理,利在当代,功在千秋。

历史档案是我国众多档案的重要组成部分。馆藏资源丰富与否、珍贵与否将决定着档案馆的贡献和社会地位,而国家大型档案馆、博物馆的馆藏资源数量和质量则反映出了这个国家对文化的重视程度和文化的发展水平。历史档案的收集任务更多是落在档案工作人员身上,所以应该将收集历史档案纳入到档案馆的重要工作中,要认识到为广大学者提供更多的历史资料是档案工作人员义不容辞的职责,档案馆收集历史档案有利于档案馆事业更好地发展。

1.2 历史档案收集的方向

历史档案的收集并不是盲目的,而是要分门别类、分区域收集,以保证收集的全面性。

一是收集散落在相关机构和组织的历史档案。根据革命斗争的需要,中华人民共和国成立后不久,党中央和国务院批准将北洋政府时期、民国政府时期以及汪伪政府时期的档案从档案馆中抽调出来,由各级公安机关来统一保存。这是由当时特殊的历史环境所决定的,虽然公安机关保存档案安全性更高,但导致机关档案的有机联系被破坏了,甚至导致同一机构的历史档案被分散保存。

除此之外,十年动乱时期对民国时期档案的损毁严重。国家在1981年正式要求各级档案机关要将自己保管的明清中央机关的档案都移交到国家第一历史档案馆,民国时期的中央机关的档案则统一移交到国家第二历史档案馆,地方机关的档案则相应地由地方档案馆继续统一保管。经过几十年的发展,全国绝大部分档案馆都已经完成了对这一时期历史档案的移交和接收工作,但还要继续收集,直到全部收集完毕。

二是征集散落在民间的历史档案。从档案的收集经验来看,我国很多历史档案因为种种原因散落于民间,而保存这部分档案的人属于不同群体,既有专家学者,也有国家干部,还有一些商人和收藏爱好者等等。有些档案被藏在非常隐秘的地方,而保管人已经不在世,甚至还有部分历史档案成为了废品而被售卖。这部分档案亟待人去抢救,而且任务艰巨,困难较多,情况也比较复杂。但是,只要有坚持不懈的精神以及合理的方法,还是可以将散落在民间的历史档案征集到档案馆中,要尽可能征集更多的散落在民间的历史档案到档案馆。

三是征集少数民族地区的历史档案。我国少数民族众多,而且也有悠久的历史,所以这些少数民族地区孕育了内容丰富的历史档案。这些历史档案很多都是保存在当地土著居民手中,尤其是族长、土司等人的后代,或者是当地人民手中。这里流传的历史档案记录着非常古老的事情,很多档案都非常珍贵,是中华民族十分宝贵的历史遗产。因此,要尽可能将这部分历史档案征集到档案馆,这对于研究各个民族的文化和历史有着非常重要的意义。

四是征集散落在国外的历史档案。鸦片战争打开了我国的国门,先后有十几个欧美资本主义国家军队踏上了中国的版图,劫掠中国的财富。在这个过程中,我国大量的历史档案流落到了国外,其中有很多都是非常珍贵的档案,是当世仅存的孤本。如果能将这些珍贵的历史档案征集起来,会使我们的历史文化宝库进一步充实。同时,追回原本属于我们国家的历史档案也是每一个档案工作者应有的责任。

2 历史档案数字化管理的途径

随着数字化技术的进一步发展,档案的数字化管理模式已经逐步形成,这对优化档案管理方式、提升档案管理效率具有非常重要的作用。历史档案虽然时间比较久远,而且绝大多数都是纸质档案,但同样适用数字化的管理模式。

2.1 建立历史档案数字化管理制度。任何管理活动中,制度建设尤为重要。一套完善、优秀的管理制度必然会促进历史档案管理水平的提升。数字化背景下,要加强历史档案的管理,需要建立数字化管理制度。为确保历史档案管理更加规范,要明确相关责任,确保网络和数据的安全,要依照《电子文件归档与电子档案管理办法》的相关要求,立足于档案馆实际建立相应的规范管理机制。首先要建立健全档案管理技术规范及业务流程,尤其是要细化电子历史档案工作的具体步骤和相关环节;其次要制定必要的安全措施,因为很多历史档案非常珍贵,所以即便是制成电子档案,也要确保这些电子化的历史档案的完整性和安全性,必须要统一历史档案数字化管理标准,主要涉及档案的整理、统计、服务以及各类技术方面的标准;最后要加强历史档案管理的法律建设。

虽然国家颁布了档案借阅规则,但对于历史档案管理并没有明确的法律条例,尤其是在数字化模式下,很容易出现档案信息泄露等问题,所以应该明确历史档案的管理责任,责任要明确到个人,如有违反,则要追究相关人员的法律责任,情节严重的要依法追究其刑事责任。[1]

2。2 建立历史档案的数字化管理系统和数据库。历史档案数字化管理平台主要是指管理档案的数字系统。历史档案数字化管理系统主要包含档案数据存储、文字档案管理、图片档案管理、档案下载、检索查询、浏览查看以及用户管理这八个方面。除了建立数字管理系统以外,还需要建立历史档案数据库。

一是梳理征集的历史档案,历史档案本身有其特殊性,在拆封历史档案的过程中要有明确的标注,对于页码和内容的缺失要标注清楚,这样可以有效避免后面进行数字处理的时候出现混乱。在采用数字处理技术以后,同样需要贴上卷宗或者是封面,这样有利于后面的保存及查询。

二是对历史档案实施数字化处理。要根据当地档案馆数字化基础条件,采取不同的数字化标准和技术方案,还要注意数字化档案后期的共享问题。

三是要对历史档案分类和编辑。数字化管理平台下,用户直接通过前台操作,前期的分类和编辑必须要保证清晰、无差错,以保证后续检索的方便性、快捷性和准确性,提升历史档案利用的效率。在这个过程中,根据历史档案大都是繁体字和毛笔书写情况,系统在识别这些文字的时候存在困难,应该采用人工输入的方式来统一做成PDF版本,以保持档案内容的原始性,减少错误,方便用户的使用和后期的开发利用。

2.3 重視少数民族历史档案数字技术处理。少数民族历史档案数量众多、类型多样,非常珍贵,所以要加强征集和整理工作。

对已经征集的少数民族历史档案,要重视数字处理。在数字社会大背景下,数字技术在档案管理过程中应用愈来愈广泛,应重视开发少数民族的文字处理系统,比如说关于彝语、藏语等语言的数字资源库,以有效提升少数民族历史档案的管理质量。

从当前少数民族语言发展情况来看,拥有自己语言的少数民族绝大多数都已经建立了语言数据库,其中成效最显著的就是蒙语、藏语和彝语,基本已经开发出了专门输入方法,还开发出了本民族的语言分析软件和子母机系统、图书目录管理系统等等。这些技术的进步和应用都非常有利于少数民族历史档案的开发、管理和利用。

与此同时,针对不同民族的历史档案,可以选用不同输入方法来进行数字化处理,如扫描输入、键盘输入等方式,在此基础之上将档案数字输入计算机中,建立少数民族的数字化历史档案资源体系。

3 结语

我国的历史档案记录着中华民族发展的历程,是祖先留给我们的优秀文化遗产,对研究历史事件、历史人物、编纂史志等方面有非常重要的影响,所以加强历史档案的收集和管理具有特殊的意义和价值,也是一个亟待解决的问题。

中华人民共和国成立以来,历史档案的收集、整理工作已经走过了70年,取得了显著成效,但问题也很明显。尤其是在大数据时代背景下,数字化技术在档案管理领域应用得越来越深入,推动了档案管理朝现代化方向进一步发展,这已经成为时代发展不可逆转的大趋势。我们对历史档案的收集和管理也要紧跟时代的步伐,重视历史档案的数字化处理和网络化管理。可以相信,通过历史档案数字化管理理论与实践研究的不断深入,历史档案的现代化管理也必将进入良性发展的快车道。

参考文献:

[1]吴瑞山。试论档案法律责任[J]。山东档案,1996(4):78。

(作者单位:广东技术师范大学 来稿日期:2019-12-12)

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